Gestión eficiente del correo electrónico
Uno de los aspectos que más nos importan en CISET es mejorar la productividad de nuestros clientes y ofrecerles soluciones o consejos que les ayuden en este sentido. Por ello, este artículo se centra en uno de los servicios más extendidos y utilizados por todo el mundo para la comunicación diaria: el correo electrónico.
Este servicio es muy útil, pero también puede convertirse en un problema si no lo gestionamos adecuadamente. A continuación revisamos los problemas más comunes y los consejos que nos pueden ayudar en la gestión del correo.
Un problema común suele ser el bajo rendimiento que nos ofrecen las búsquedas en el correo electrónico cuando las realizamos sobre una gran cantidad de mensajes. Generalmente esto ocurre cuando todos los mensajes los dejamos en bandeja de entrada y no los clasificamos. Una buena práctica es clasificar nuestro correo en carpetas por proyectos, clientes, departamentos, etc.
Otro problema habitual es guardar tanta cantidad de correo que se llega al límite de la capacidad de almacenamiento de las cuentas. En este caso, el consejo es no guardar más de lo necesario y, en caso de querer tener un histórico, existen alternativas como almacenarlo en archivos (por ejemplo, los famosos psts de Outlook). Esto lo podríamos realizar periódicamente para no llegar a la situación extrema de alcanzar el límite máximo y quedarnos sin poder recibir correo. Además, actualmente existen servicios de correo en la nube (Gmail, Office 365, …) que ofrecen buzones de gran capacidad a un coste no muy elevado. Esto es otra alternativa a los problemas de capacidad habituales.
Por último, los gestores de correo ofrecen herramientas útiles que nos ayudan en la gestión del correo y nos hacen ser más eficientes en nuestro día a día. Una de ellas es la clasificación de los mensajes pendientes de atender (generalmente en bandeja de entrada) por marcas o colores que permiten distinguirlos para, por ejemplo, establecer prioridades. Otra utilidad a destacar son las reglas o filtros para clasificar nuestros correos de forma automática, etiquetarlos o realizar acciones en función de condiciones establecidas.
Desde CISET somos conscientes de que estos consejos pueden ayudar a nuestros clientes en su trabajo diario. Por ello los técnicos de nuestro call center cuentan con formación especializada para guiarle y asesorarle sobre mejoras en el uso de sus sistemas informáticos.