Proteger mensajes de correo con el modo Confidencial

En cualquier tipo de empresa o negocio, una de las acciones mas recurrentes es el envío de correos. Por tanto, está claro que saber manejar la confidencialidad de los correos electrónicos se convierte en algo básico.

Si usas de forma habitual el servicio de Gmail de Google, es importante recordar que dispone de una función para priorizar la confidencialidad de los correos electrónicos que envía.

¿Qué es el modo confidencial en Gmail?

El modo Confidencial de Gmail, nos garantiza la máxima privacidad a la hora de mandar un correo electrónico. Se trata de un método ideal para enviar información sensible o privada a otra persona, de manera que solo dicha persona tenga la capacidad de abrir ese correo.

En los mensajes enviados en Modo Confidencial, no aparecen las opciones de reenviar, copiar, imprimir ni descargar los mensajes ni los datos adjuntos. Además, es posible que te pida una contraseña para abrir el correo.

Con el modo Confidencial puedes:

• Definir una fecha de vencimiento para el mensaje
• Revocar el acceso al mensaje en cualquier momento
• Requerir un código de verificación, que se envía por mensaje de texto, para abrir el mensaje
• Sin embargo, los mensajes enviados en modo Confidencial no se pueden programar para que se envíen más tarde.

En todo caso, el receptor podría hacer capturas de pantalla o usar algún programa malicioso que salte esos límites. Pero, en cualquier caso, se limita mucho el alcance.

¿Cómo activar el modo confidencial en tu organización?

Para hacerlo desde tu ordenador:

1. Iniciar sesión con tu cuenta de Gmail de Google
2. En la consola de administración, ve a Menú --> Aplicaciones --> Google Workspace --> Gmail --> Configuración de usuario.
3. En Configuración de usuario, desplázate hasta --> Modo Confidencial.
4. Desmarca o marca la casilla --> Habilitar el modo Confidencial.
5. Guarda los cambios.
6. Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse

Para a continuación usar el modo confidencial, tienes que:

1. Abrir el Gmail y redactar un nuevo correo
2. En la parte inferior hay un icono con un candado que activa el modo Confidencial.

1. Ahora tendremos que decidir cuándo caducará el correo electrónico y si para abrirlo se requerirá o no contraseña.
   1. Si eliges "Sin contraseña por SMS", los destinatarios que usen la aplicación Gmail podrán abrir el mensaje directamente. A los destinatarios que no usen Gmail se les enviará una contraseña por correo.
   2. Si eliges "Contraseña por SMS", los destinatarios recibirán una contraseña en un mensaje de texto. Asegúrate de introducir el número de teléfono del destinatario, no el tuyo.
2. Haz clic en guardar

Desde sistema Android

1. Abre la aplicación Gmail en un teléfono o tablet Android.
2. Toca --> Redactar 
3. Arriba a la derecha, toca --> Más --> Modo confidencial.
4. Nota: Si ya has activado el modo confidencial en un correo, ve a la parte inferior de este y toca Editar.
5. Activa Modo confidencial.
6. Configura una fecha de vencimiento, una contraseña y otros controles. Estos ajustes afectan al texto del mensaje y a los archivos adjuntos.
7. Si eliges "Sin contraseña por SMS", los destinatarios que usen la aplicación Gmail podrán abrir el mensaje directamente. A los destinatarios que no usen Gmail se les enviará una contraseña por correo.
8. Si eliges "Contraseña por SMS", los destinatarios recibirán una contraseña en un mensaje de texto. Asegúrate de introducir el número de teléfono del destinatario, no el tuyo.
9. Toca Hecho.

Con iPhone y iPad:

1. Abre la aplicación Gmail en un iPhone o iPad.
2. Toca --> redactar
3. Arriba a la derecha, toca Más --> Modo confidencial.
4. Nota: Si ya has activado el modo confidencial en un correo, ve a la parte inferior de este y haz clic en Editar.
5. Activa Modo confidencial.
6. Configura una fecha de vencimiento, una contraseña y otros controles. Estos ajustes afectan al texto del mensaje y a los archivos adjuntos.
7. Si eliges "Sin contraseña por SMS", los destinatarios que usen la aplicación Gmail podrán abrir el mensaje directamente. A los destinatarios que no usen Gmail se les enviará una contraseña por correo.
8. Si eliges "Contraseña por SMS", los destinatarios recibirán una contraseña en un mensaje de texto. Asegúrate de introducir el número de teléfono del destinatario, no el tuyo.
9. Toca Hecho

Quien reciba un correo electrónico en el modo Confidencial, podrá verlo y leerlo hasta la fecha indicada o hasta que se le quite acceso. Además, no podrá copiar, pegar, descargar, imprimir o reenviar el mensaje o sus adjuntos. 

 Finalmente, todas las empresas, incluso aquellas que usan el modo confidencial, deben estar atentas a los ataques de phishing que usan correos electrónicos confidenciales falsificados. Los correos electrónicos enviados a direcciones que no son de Gmail serían ideales para suplantación de identidad ya que les dicen a los destinatarios que hagan clic en un enlace para ver el mensaje confidencial.

Además de este modo confidencial. existen otras formas más seguras de compartir información confidencial, que incluyen:

• Cifrado
• Usar un correo electrónico para informar a alguien que la información está disponible y hacer que esa persona inicie sesión en un recurso compartido con acceso controlado en la red o servidor de una empresa.
• Adoptar medidas de ciberseguridad